Opt-e-Time – sistem electronic de pontaj

Sistemul este structurat în patru module principale:

Pontaj

, la care se adaugă modulul

, cu rol de gestionare a celor de mai sus şi totodată de administrare a angajaţilor care utilizează sistemul.

Posibilitatea efectuării pontărilor zilnice privind intrarea şi ieşirea din firmă
Posibilitatea fiecărui angajat de a scoate rapoarte privind timpul lucrat de acesta pe un interval calendaristic selectabil
Repartizarea timpului zilnic pe proiecte (purtători de cost) şi activităţi în cadrul proiectului respectiv (procese tehnologice)
Posibilitatea fiecărui angajat de a-şi modifica parola
Raport al angajaţilor din unitate în momentul generării acestuia, împărţiţi în trei categorii: angajaţi prezenţi, angajaţi cu bilet de voie, angajaţi în concediu

Posibilitatea fiecărui angajat de a crea un bilet de voie
După crearea unui bilet de voie, acesta urmează un flux de aprobare stabilit în prealabil şi asociat angajatului respectiv
Fiecare persoană care se află pe un nivel de aprobare va primi un email de informare când trebuie să aprobe un bilet de voie (condiţia este ca firma să dispună de un server de mail)
Un bilet de voie se poate modifica de către titularul acestuia cu cel mult o zi calendaristică anterioară datei curente
Posibilitatea de a genera raport cu biletele de voie proprii introduse în sistem
Biletele de voie aprobate se scad automat din timpul lucrat în ziua respectivă (în cazul în care intervalul biletului de voie se suprapune cu un interval de timp în care angajatul este pontat)

Posibilitatea fiecărui angajat de a introduce în sistem cereri de concediu: cu plată, fără plată, pentru zile restante de anul trecut, cu recuperare, conform ROI şi zile libere suplimentare acordate de firmă
La introducerea cererii sunt actualizate permanent zilele de concediu rămase de efectuat
O cerere de concediu se poate modifica sau anula până ce aceasta primeşte statusul “Aprobat” (a fost aprobată de persoana de pe ultimul nivel ierarhic de aprobare)
La introducerea unei cereri de concediu se va specifica şi locţiitorul titularului cererii pe perioada cât acesta se va afla în concediu (primul care aprobă cererea este locţiitorul, iar pe urmă cererea urmează fluxul de aprobare asociat titularului cererii)
Posibilitatea fiecărui angajat de a vizualiza cererile de concediu proprii introduse în sistem într-un interval calendaristic selectabil
Toate persoanele implicate în fluxul de aprobare vor fi notificate prin email când au cereri de concediu de aprobat

Oferă posibilitatea fiecărui angajat de a introduce în sistem zile libere suplimentare acordate de unitate (acestea urmează să fie validate de o persoană desemnată ca administrator al zilelor libere suplimentare)
Se pot genera rapoarte cu zilele libere suplimentare proprii introduse în sistem şi statusul acestora
Administratorul poate introduce şi modifica orice zi liberă suplimentară, pentru orice angajat

Posibilitatea
gestionării angajaţilor
din sistem (activ sau inactiv, stabilirea zilelor de concediu pentru fiecare angajat, a normei de timp, a intervalului pauzei de masă, stabilirea şi modificarea fluxului de aprobare pentru fiecare angajat, etc.)
Posibilitatea de a acorda drepturi de acces diferenţiate pe grupuri de utilizatori, pentru fiecare diviziune a sistemului
Posibilitate de editare, modificare şi ştergere pentru toate biletele de voie şi concediile introduse în sistem
Administrează clasele (centrele de cost), proiectele (purtătorii de cost) şi activităţile (procesele tehnologice) introduse în sistem
Administrează zilele de sărbători legale pe care le recunoaşte sistemul
Administrează fluxurile de aprobare şi totodată ierarhiile de aprobare din cadrul fiecărui flux
Posibilitatea de a introduce cereri de concediu pentru orice angajat din sistem, în absenţa acestuia
Posibilitatea de a genera rapoarte privind cererile de concediu, biletele de voie şi pontaj
Generează raport cu
pontajul
pe proiecte în format Excel pentru preluarea acestuia în
salarizare
şi ulterior în contabilitatea de gestiune


Fereastra de pontaj	Creare bilet de voie	Cereri de concediu de aprobat de către locţiitor

Repartizarea timpului pe proiecte	Modificarea datelor angajaţilor	Raport cu cererile de concediu

Centralizator pontaj pe proiecte